نرم افزار اتوماسیون اداری و گردش کاری تسکا

"نرم افزار اتوماسیون اداری و گردش کاری تسکا"، محصول جامع دیگری از شرکت تسکا صنعت می باشد که وظیفه اصلی آن، گردش کار در سازمان، شرکت و یا هر مجموعه ای که نیاز به گردش اطلاعات داشته باشد، می باشد. این نرم افزار به گونه ای طراحی شده است که انعطاف پذیری بسیار بسیار بالایی دارد. مدیر سیستم به راحتی می تواند نحوه گردش اطلاعات را در هر سازمان، مطابق با نیاز و ساختار همان سازمان تعریف نماید.

منظور ازگردش کارچیست ؟ برای درک بهتر این موضوع یک مثال را با هم بررسی می کنیم. فرض کنید شما کارمند یک سازمان دولتی می باشید و می خواهید بانرم افزار اتوماسیون تسکا، برای فردا مرخصی استحقاقی ثبت نمایید. فرم ثبت مرخصی را باز می کنید و درخواست مرخصی خود را برای فردا ثبت می کنید. کار هنوز تمام نشده است. همانطور که می دانید، درخواست مرخصی باید به تایید مدیر مستقیم شما و بعد از آن به تایید مدیر در یک قسمت دیگر برسد.

برای انجام روال فوق، بعد از ثبت درخواست مرخصی، کلید ارسال را می زنید. می بینید که درخواست شما به صورت اتوماتیک به مدیر مستقیمتان ارسال می شود. وقتی مدیرتان به کارتابل شما مراجعه می کند، می بینید که یک کار از جنس درخواست مرخصی در کارتابلش آمده است. روی کار رسیده کلیک می کند و فرم درخواست مرخصی شما باز می شود. می بیند که شما برای فردا درخواست مرخصی داده اید. او سری به کارهای دیگر واحد در کارتابل خود می زند و متوجه می شود که مدیرعامل برای فردا جلسه ای تنظیم کرده است که شما نیز باید در جلسه حاضر باشید. پس او درخواست مرخصی شما را برای اصلاح نزد خود شما بر می گرداند و در پی نویس آن می نویسد : "فردا با مدیرعامل جلسه دارید. لطفا مرخصی خود را برای پس فردا تنظیم نمایید."

وقتی شما کارتابل خود را به روز می کنید، می بینید که درخواست مرخصی تان برگشته است. آن را باز می کنید و با خواندن پی نویس مدیرتان، تاریخ مرخصی را برای پس فردا تنظیم می کنید و مجددا آن را برای مدیرتان ارسال می کنید. این بار مدیرتان درخواست شما را تایید می کند. با تایید او درخواست شما به صورت اتوماتیک به کارتابل مدیر رده یک قسمت ارسال می شود. ایشان نیز با تایید درخواست مرخصی شما، اجازه استفاده از مرخصی استحقاقی را به شما می دهد و بعد از فشردن کلید ارسال، دو کار یکی جهت اطلاع برای شما و دیگری جهت اقدامات به واحد زمان سنجی ارسال می گردد. لازم به ذکر است که شما حین انجام این کارها می توانید در هر لحظه که خواستید، با مراجعه به بایگانی کارتابل خود، با فشردن کلید گردش کار وضعیت پیشرفت درخواست خود را مشاهده نمایید.

حال تصور کنید اگر می خواستید این تاییدیه را به صورت کاغذی و حضوری از مدیرتان بگیرید، چه قدر زمان، کاغذ، ... صرف می شد، در حالی که کل گردش کار جاری چیزی نزدیک به 3 دقیقه زمان لازم دارد.سیستم فرآیند و گردش کارییعنی همین. منظور از انعطاف پذیر بودن و داینامیک بودن پروسه گردش کار نیز به این معنی است که مثلا در مثال بالا مسئول زمان سنجی می تواند نحوه گردش کار برای مرخصی استحقاقی را عوض نماید. مثلا تعریف نماید که مرخصی های زیر دو روز نیاز به تایید مدیر رده یک ندارند و یا قوانین گردش مرخصی استعلاجی را تغییر دهد.

سیستم گردش کاری تسکا، علاوه بر موارد فوق، گام را فراتر نهاده است و امکانات کاربردی دیگری نیز به این سامانه اضافه کرده است. از جمله این امکانات، قابلیتارسال پیامکمی باشد. به این صورت که برای یک سری از کارها می توان وضعیت ارسال پیامک را بر حسب نیاز سازمان تعریف کرد. مثلا ممکن است درخواست مرخصی اولویت زیادی برای سازمان نداشته باشد، ولی تایید یک فاکتور فروش یا یک فاکتور خرید، از اولویت بالایی برخوردار باشد. لذا این سازمان وضعیت ارسال پیامک را برای فاکتورهای خرید برابر "ارسال پیامک در صورت نیاز"، برای فاکتورهای فروش برابر "همیشه پیامک ارسال شود" و برای سیستم مرخصی برابر "ارسال پیامک غیرفعال" قرار می دهد.

در این صورت وقتی یک فاکتور خرید برای تایید به مدیر مجموعه ارسال می شود، چون وضعیت ارسال پیامک آن "در صورت نیاز" است، اگر این فاکتور خرید اولویت زیادی داشته باشد، کاربر ارسال پیامک را تیک می زند. که در این صورت یک پیامک با متن "فاکتور خرید به شماره 9305122481 با 3 قلم و مبلغ 5،400،000 ریال جهت تایید مدیر مجموعه به کارتابل شما وارد شده است" ارسال می شود. هنگام ارسال یک فاکتور فروش جهت تایید، چون وضعیت ارسال پیامک آن "همیشه ارسال شود" می باشد، دیگر کاربر نمی تواند تیک ارسال پیامک را بردارد. یا برای سیستم مرخصی، کاربر نمی تواند تیک ارسال پیامک را بزند، چرا که ارسال پیامک برای سیستم مرخصی غیرفعال می باشد.

امکانات بسیار زیادی در سیستم گنجانده شده است، که در این جا مجال بیان آن ها نیست. امکاناتی مانند نشانه گذاری کارها، تعیین مهلت اقدام، ارسال جهت دریافت مشاوره و نیز پاسخ به مشاوره، امکان تعیین جانشینی برای موضوعات خاص و ... که همگی درسیستم گردش کاری تسکا، قرار داده شده اند. لازم به ذکر است که همراه با این سیستم گردش کاری، یکسیستم مکاتبات سازمانینیز به صورت پایه فعال می باشد که می توان نامه نگاری و مکاتبات سازمانی کل سازمان را به سهولت با آن منطبق کرد. سایر زیرسیستم های گردشی به درخواست مشتری فعال می گردد. سیستم هایی مانند مرخصی، ماموریت، تدارکات، فروش و ... .

از جمله امکاناتی که در سیستم مکاتبات سازمانی گنجانده شده است، امکان تعیین فرمت های مختلف برای چاپ نامه ها، امکان تعریف فرمت های مختلف شماره گذاری نامه برای هر قسمت برای نامه های داخلی و خارجی سازمان، امکان ارسال رونوشت به تعداد نامحدود کاربر، امکان ایجاد ارتباط استثنا بین کاربران و ... می باشد. ذکر این نکته ضروری است که کلیه گردش ها بر اساس ساختار سازمانی انجام می گیرد و در تمام قسمت ها سطح دسترسی اعمال شده است.

نکته جالبتر این که،سیستم گردش کاری تسکا،چند شرکتی را نیز پوشش می دهد. یعنی سازمان مرکزی می تواند شرکت های زیر مجموعه خود را در چارت سازمانی تعریف نماید و از این پس گردش ها و مکاتبات بین کل شرکت های زیر مجموعه نیز قابل انجام هستند. مثلا مرخصی روزانه مدیرعامل شرکت ها جهت تایید برای مدیرعامل سازمان مرکزی ارسال می شود و یا می توان تعریف کرد که فاکتور خریدهای بالاتر از یک مبلغ خاص برای تایید به مدیرعامل سازمان مرکزی نیز ارسال شود.

همه این قابلیت ها در این موتور گردش کار برای انعطاف پذیری و انطباق هرچه بیشتر این نرم افزار با سازمان ها و نهادها لحاظ شده است و با صرفه جویی در وقت و هزینه، ارزش افزوده بسیار زیادی را برای سازمان به همراه می آورد. آیا تا کنون به این موضوع فکر کرده اید که فقط با اجرایسیستم مکاتبات تسکادر شرکت یا سازمان خود، حداقل چه قدر در هزینه کاغذ مصرفی و وقت پرسنل خود صرفه جویی می کنید؟